配車管理システムとは｜属人化を防ぐ選び方と運用改善の視点

配車管理とは何か

配車管理とは、荷主から預かった輸送依頼をもとに、どの車両にどのドライバーを割り当て、どの順番で回るかを決めていく一連の業務のことです。単に車両とドライバーを組み合わせるだけの作業ではなく、納品時間の指定や荷物の特性、道路事情、ドライバーの労働時間の上限まで踏まえて最適な組み合わせを考える必要があるため、運送会社の収益性を左右する重要な役割を担っています。

配車管理と混同されやすい言葉に「運行管理」がありますが、両者の範囲は少し異なります。運行管理は法令に基づいてドライバーの点呼や労働時間、車両の点検状況を管理する業務を指すのに対し、配車管理は輸送依頼に対して車両とドライバーを組み合わせる計画立案に重きが置かれています。実務ではこの二つが密接に連携しながら日々の運行を支えています。

配車管理が担う主な業務

配車管理の実務は、大きく分けて三つの段階で構成されています。まず荷主からの輸送依頼を受け付ける段階、次に車両とドライバーの空き状況を確認しながら配車計画を組み立てる段階、そして実際の運行状況を把握しながら遅延やトラブルに対応する段階です。荷物の重量や積み合わせの可否、納品先の受け入れ時間帯なども加味しながら、限られた車両とドライバーで最大限の輸送量をこなせるように調整していきます。

依頼件数が多い日には、複数の荷主から届く条件の異なる依頼を突き合わせながら短時間で計画を組み上げなければならず、配車担当者には高い集中力と判断力が求められます。

配車係に求められる判断力

配車係と呼ばれる担当者には、車両やドライバーの特性を把握したうえで瞬時に最適な組み合わせを判断する力が求められます。同じ距離の輸送でも、道が混みやすい時間帯かどうか、ドライバーがその納品先を経験しているかどうかによって所要時間の見積もりは変わってきます。こうした細かな条件を頭の中で処理し続ける仕事であるため、担当者の経験年数がそのまま配車の精度に直結しやすいという側面も持ち合わせています。

紙・エクセル・システムによる配車管理の違い

配車管理の方法は、運送会社の規模や車両台数によって大きく三つに分かれます。それぞれにメリットと限界があるため、自社の状況に合った方法を選ぶことが業務効率を左右します。

紙の配車表による管理

ホワイトボードや紙の配車表を使う方法は、導入コストがかからず、配車担当者が慣れた手順でそのまま作業を続けられる点が利点です。一方で、変更が生じるたびに書き直しが必要になり、現場のドライバーへ情報を伝える手段も電話や口頭に頼りがちになります。担当者が休むと代わりが利かず、業務が特定の人に集中してしまう「属人化」が起きやすい方法でもあります。

エクセルによる配車管理

エクセルでの配車管理は、紙よりも情報を整理しやすく、関数やマクロを組めばある程度の自動化も可能です。ただし複数人が同時に編集すると上書きの事故が起こりやすく、ファイルが増えるほど最新版がどれか分からなくなるという課題も抱えています。ドライバーへの共有はメールや印刷に頼ることが多く、リアルタイム性という点では紙の管理と大きくは変わりません。

配車管理システムによる管理

配車管理システムは、依頼の登録から車両・ドライバーの割り当て、ドライバーへの通知までを一つの画面で完結させる仕組みです。基幹システムと連携できる製品であれば、受注情報を二重入力する手間もなくなります。導入や運用にコストがかかる点はデメリットといえますが、情報共有の速さと正確さでは紙やエクセルを大きく上回ります。

配車管理が属人化しやすい理由

多くの運送会社にとって、配車管理の属人化は長年の悩みです。なぜ配車業務はここまで特定の担当者に依存してしまうのでしょうか。理由は主に二つの側面から説明できます。

ベテラン担当者の勘と経験に頼った判断

配車の判断材料には、道路の混雑傾向や荷主ごとの細かな要望、ドライバーごとの得意な配送ルートなど、数値化しにくい情報が数多く含まれます。こうした情報は資料としてまとめられることが少なく、担当者の頭の中に蓄積されていくため、経験年数の長いベテランほど再現性の高い配車を組めるようになる一方で、その知見が他の社員に伝わりにくいという構造が生まれます。

情報共有の遅れが招く伝達ミス

紙やエクセルでの管理では、急な依頼変更やドライバーの体調不良といった突発的な出来事が起きたとき、関係者全員に同時に情報を届けることが難しくなります。担当者の一人が電話や口頭で伝達している間に別の変更が発生すると、情報が錯綜し、ドライバーが誤った納品先に向かってしまうといった伝達ミスにつながりかねません。こうしたトラブルの多くは、情報を一元管理できていないことに起因しています。

配車管理システムを導入して得られる効果

配車管理システムを導入することで、属人化に悩んできた運送会社は具体的にどのような変化を得られるのでしょうか。ここでは代表的な三つの効果を紹介します。

リアルタイムでの情報共有

配車管理システムの多くは、変更内容がドライバーのスマートフォンやタブレットに即座に反映される仕組みを備えています。急な依頼変更が入っても、事務所からドライバーへ直接情報が届くため、電話をかけ続ける負担が減り、伝達ミスも起こりにくくなります。管理者側も進捗状況を画面上で一目で把握できるようになるため、遅延が発生した際の対応も早くなります。

配車計画の標準化と引き継ぎのしやすさ

システム上に配車の履歴や判断条件が蓄積されていくと、過去の実績を参考にしながら新しい担当者でも一定水準の配車を組めるようになります。ベテラン担当者が急に休んでも代わりの社員が対応できる体制が整うため、業務の引き継ぎに要する時間も短縮されます。属人化からの脱却という観点では、この標準化の効果が最も大きいといえるかもしれません。

労務管理や法令対応への備え

ドライバーの拘束時間や休憩時間には法令上の基準が定められており、無理な配車計画を組んでしまうと基準を超過するリスクがあります。配車管理システムの中には、労働時間の上限をあらかじめ設定しておき、超過しそうな割り当てを警告してくれる機能を持つものもあります。運行の記録がシステム上に残る点も、運賃交渉や監査対応の根拠資料として役立ちます。

ドライバーの拘束時間や休憩時間に関する基準は、国土交通省が定める改善基準告示に基づいています。制度の詳細を確認したい場合は、国土交通省の公式サイトもあわせて参照してください。

配車管理システムを選ぶときに押さえたいポイント

配車管理システムと一口にいっても製品ごとに機能や料金体系は大きく異なり、自社に合わないものを選んでしまうと現場に定着せず、結局は紙やエクセルの管理に戻ってしまうケースも珍しくありません。導入を検討する際は、次のような観点で比較することをおすすめします。

自社の配送特性に合う機能があるか

ルート配送が中心の会社と、都度依頼のスポット輸送が中心の会社とでは、必要となる機能が変わってきます。積み合わせの最適化を重視するのか、それとも複数拠点をまたぐ長距離輸送の管理を重視するのか、まずは自社の業務のどこに時間がかかっているかを洗い出したうえで、その課題を解決できる機能を持つ製品を選ぶことが大切です。

操作性とサポート体制

どれほど高機能なシステムでも、現場の配車担当者やドライバーが使いこなせなければ意味がありません。導入前にデモ画面を確認し、実際の操作感を試しておくと定着しやすくなります。また、導入後のトラブル対応や操作方法の問い合わせに、どの程度の速さで応じてもらえるかというサポート体制の確認も欠かせません。

クラウド型かオンプレミス型か

配車管理システムには、インターネット経由で利用するクラウド型と、自社のサーバーに構築するオンプレミス型があります。クラウド型は初期費用を抑えやすく、複数拠点からのアクセスにも対応しやすい一方、オンプレミス型は自社独自の運用ルールに合わせてカスタマイズしやすいという特徴があります。比較する際は次のような点を確認しておくと選びやすくなります。

• 初期費用と月額費用のバランス：導入時にかかる費用と、運用を続けるうえでの月額費用の総額を確認する
• 既存システムとの連携可否：受発注システムや請求管理システムとデータを連携できるかを確認する
• 拡張性：車両台数や拠点が増えた場合にも柔軟に対応できる仕組みかを確認する

配車管理の体制づくりは荷主からの信頼にもつながる

配車管理システムの導入は、社内の業務効率化にとどまらず、荷主との関係にも影響を及ぼします。配車の状況が可視化されている運送会社であれば、荷主からの急な問い合わせにも正確な情報をすぐに返せますし、遅延が発生した場合も原因を早期に説明できます。

属人化を脱した運送会社が得られる評価

特定の担当者に依存した配車体制は、その担当者が退職や休職をした途端に業務品質が大きく落ち込む危険をはらんでいます。荷主企業からすれば、担当者が変わっても一定の品質で輸送を任せられるかどうかは、取引を継続する判断材料の一つです。配車管理の体制を整え、業務を標準化できている運送会社は、こうした観点からも荷主に選ばれやすくなります。

配車管理の相談や運送会社探しはハコプロへ

配車管理の体制づくりに取り組む中で、次の一手として荷主企業との新しい取引先を探したいと考える運送会社は少なくありません。そうした場合には、運送業に特化した検索サイト「ハコプロ」の活用が選択肢になります。ハコプロには全国47都道府県で約6万件の運送会社、約8.5万件の営業所が掲載されており、荷主企業はエリアや車両形状、輸送品目といった条件から取引先を探せます。

ハコプロならではの特徴が「ドライバー名鑑」です。配車を担当するドライバーの経歴や仕事への想いをあらかじめ確認できるため、多重下請け構造の中で見えにくくなりがちな「誰が荷物を運ぶのか」を把握したうえで直接契約に進めます。運送会社側は掲載料や登録料、情報更新のいずれも無料で利用でき、配車管理の効率化に取り組んでいる姿勢を写真や文章で自由にアピールできる点も強みです。

配車管理システムの導入で属人化を解消し、業務の標準化を進めている運送会社ほど、荷主企業に対して安定した輸送品質を訴求しやすくなります。新しい取引先の開拓や、配車体制を整えた自社の強みをアピールする場として、まずはハコプロで条件に合う相手を探してみてください。