社用車やトラックを複数台保有する会社にとって、車両台帳の整備は日々の管理業務の土台になります。車検証の情報や点検記録がバラバラに管理されていると、更新のタイミングを見落としたり、事故やトラブルが起きた際の対応が遅れる原因になりかねません。ここでは車両台帳に何を記載すべきか、どのように作成し運用していけばよいか、実務で押さえておきたいポイントとともに整理していきます。
車両台帳とは何か
車両台帳とは、会社が保有する車両ごとに登録情報や点検履歴、走行状況などをまとめて記録する台帳です。保有台数が1台であれば記憶や紙のメモでも管理できますが、台数が増えるほど属人的な管理が難しくなり、台帳という形で情報を一元化する必要が出てきます。
車両台帳と車両管理台帳の違い
車両台帳と車両管理台帳は、ほぼ同じ意味で使われることが多い言葉です。厳密に区別する場合、車両台帳は車両そのものの基本情報を記録した台帳を指し、車両管理台帳は点検や運行記録まで含めた管理全体を対象にした台帳を指すことがあります。ただし呼び方の違いは会社ごとの慣習によるところが大きく、名称よりも記載内容と運用ルールを明確にしておくことのほうが重要といえるでしょう。
車両台帳の作成が必要になる場面
事業用自動車を保有する運送会社では、運行の安全管理や整備管理の一環として、車両ごとの記録整備が求められる場面があります。自家用車を業務利用する場合でも、社用車として複数台を運用しているなら、事故対応や税務上の資産管理の観点から台帳化しておくと安心です。新しく車両を導入したタイミングや、紙の管理台帳が古くなり更新のたびに転記ミスが発生しているタイミングは、台帳を見直す良い機会になります。
車両台帳に記載すべき項目と記入のポイント
車両台帳に何を記載するかは会社によって多少異なりますが、最低限押さえておきたい項目にはある程度の共通点があります。ここでは基本情報と、運行・整備に関わる項目に分けて整理します。
基本情報として押さえておきたい項目
車検証や購入時の契約書類を確認すれば把握できる項目としては、次のようなものが挙げられます。
- 登録番号(ナンバー)と車台番号
- 車種・型式・年式
- 取得日と取得価格、耐用年数
- 車検の有効期限
- 使用者・主な運転者
これらは台帳を作る際に一度まとめて転記しておけば、以降は変更があった項目だけを更新すればよいため、日々の管理負担を抑えられます。
運行・整備に関わる項目
基本情報に加えて、運行や整備の実態を反映する項目も欠かせません。
- 走行距離とその記録日
- 点検・整備の実施日と内容
- 部品交換やオイル交換の履歴
- 事故・故障の記録
運行・整備に関する項目は記録の頻度が高くなる部分です。日々の点検記録を別のシートや台帳で管理している会社であれば、車両台帳側には点検実施日と概要だけを記載し、詳細は点検記録簿を参照する形にすると台帳が煩雑になりにくくなります。
エクセルやテンプレートで車両台帳を作成する方法
台帳をどう作るかで悩んだ場合、多くの会社がまず検討するのがエクセルでの作成です。専用システムを導入する前段階として、まずはエクセルで運用を始め、項目や更新頻度を固めてからシステム化を検討する進め方も現実的な選択肢になります。
エクセルで作成する際のポイント
エクセルで車両台帳を作る場合、1シートに1車両を割り当てるか、1シートに全車両を並べるかで管理のしやすさが変わってきます。保有台数が10台を超えるあたりからは、1シートに車両を並べて一覧性を持たせ、車検期限や点検予定日をフィルターや条件付き書式で強調表示しておくと、更新漏れに気づきやすくなるでしょう。関数を使って車検期限までの残日数を自動計算させておく方法も、担当者の負担を減らすうえで有効です。
無料テンプレートを使うときの注意点
インターネット上には車両管理台帳の無料テンプレートが数多く公開されています。ゼロから項目を洗い出す手間を省ける点は魅力ですが、テンプレートの項目がそのまま自社の管理実態に合うとは限りません。自社で必要な項目が抜けていないか、逆に使わない項目が残っていないかを確認したうえで、自社用に調整してから使うことをおすすめします。
車検・点検記録との連携で管理精度を高める
車両台帳は単独で完結させるより、車検管理や点検記録と連携させたほうが実務上の効果は高くなります。
車検管理台帳とのひも付け
車検の有効期限は車両台帳の中でも見落としやすい項目のひとつです。台帳上で車検期限を管理するだけでなく、期限の1〜2ヶ月前にアラートが出る仕組みを作っておくと、車検切れによる運行停止や違反のリスクを避けやすくなります。エクセルであれば期限までの日数を計算する関数、システムであれば通知機能を活用する形になります。
点検記録簿と合わせて一元管理する考え方
定期点検の記録簿を別で管理している会社は多いと思いますが、車両台帳側にも点検実施日の要約を残しておくと、車両ごとの状態を一目で把握しやすくなります。特に複数の担当者が入れ替わりで車両を運転する会社では、誰がいつどの車両を点検したかが台帳から追えるようにしておくと、引き継ぎの手間も減らせます。
車両台帳の保存期間と管理体制の見直し
台帳は作って終わりではなく、どのくらいの期間残しておくか、どのタイミングで管理方法を見直すかも運用上のポイントになります。
保存期間の目安
車両台帳そのものの保存期間が一律に定められているわけではありませんが、税務上の減価償却資産としての管理や、事故発生時の経緯確認のためには、車両を保有している期間中は継続して記録を残し、廃車・売却後も一定期間は保管しておくと安心です。保存期間の考え方は会社の資産管理ルールや顧問税理士の見解に合わせて決めておくとよいでしょう。
紙管理からの移行を検討するタイミング
保有台数が増えてきた、担当者が変わるたびに引き継ぎに時間がかかる、更新が遅れがちで台帳の情報が実態とずれてきた、といった状態が見えてきたら、紙やエクセルからクラウド型の管理システムへの移行を検討するタイミングです。移行そのものに手間はかかりますが、台帳の形骸化を防ぐという意味では早めに手を打ったほうが結果的に負担は小さくて済むはずです。
複数車両を抱える運送会社が押さえておきたい実務ポイント
運送会社の場合、車両台帳の整備は社内の管理業務にとどまらず、対外的な信頼にもつながる要素になります。
車両情報の可視化は荷主からの信頼にもつながる
荷主企業が運送会社を選ぶ際、車両や設備がどのように管理されているかは判断材料のひとつになります。車両台帳を整えて点検・整備の記録を追える状態にしておくことは、社内管理の効率化だけでなく、荷主に対して安全管理体制を示す材料としても機能します。運送会社向けの検索サービスであるハコプロでは、会社の情報やドライバーの姿を可視化する仕組みを持っており、こうした管理体制の整備は掲載情報の裏付けとしても活きてきます。
まとめ｜車両台帳の整備とあわせてハコブログもご活用ください
車両台帳は、記載項目を決め、車検や点検の記録と連携させ、保有台数や運用体制の変化に合わせて管理方法を見直していくことで、実務に役立つ道具になっていきます。エクセルでの管理からシステム化まで、自社の規模に合った方法を選びながら整備を進めてみてください。ハコブログでは、運送業界の実務に役立つ情報や、荷主との直接契約を後押しするハコプロの活用に関する情報を発信しています。車両管理の体制づくりとあわせて、荷主開拓や情報発信の面でもハコブログの記事やハコプロのサービスをあわせてご活用いただければ幸いです。